第一章 总则

第一条 为加强武昌理工学院教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》《基金会管理条例》等有关规定，结合基金会工作实际，制定本制度。

第二条 本制度所称档案，是指基金会在内部治理、财务管理、捐赠项目等各项业务活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等历史记录。

第三条 基金会秘书处负责档案的统筹管理，各部门负责本部门档案的收集、整理和归档。

第四条 全体工作人员均有责任维护档案的完整性、准确性和安全性。

第二章 档案分类与归档范围

第五条 基金会档案分为以下类别：

（一）组织管理类：章程、理事会决议、会议纪要、登记证书、年检材料、内部制度、工作计划、工作总结。

（二）会计档案类：会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、捐赠票据、银行对账单。

（三）捐赠与项目类：捐赠协议、捐赠人信息、捐赠台账、项目立项书、执行报告、结项报告。

（四）宣传类：宣传册、媒体报道、荣誉证书、奖牌等实物档案。

（五）合作类：合作协议、交流活动记录。

（六）印章档案类：印章印模留存、《印章使用登记单》。

第六条 不需归档的文件包括：无保存价值的工作草稿、重复性资料。

第三章 归档要求

第七条 归档文件应当齐全完整，签字、盖章等手续完备。

第八条 各部门应及时将形成的档案移交至基金会秘书处。

第九条 档案材料应分类整理，建立目录。

第十条 电子档案应定期备份。

第四章 档案保管

第十一条 基金会秘书处设专人保管档案，财务会计档案由学校档案馆代管或按学校规定存放。

第十二条 档案保管应做好防火、防盗、防潮、防虫等措施。

第十三条 档案按类别存放，建立目录台账。

第五章 档案利用与借阅

第十四条 查阅档案须办理登记手续，注明借阅事由。

第十五条 查阅一般档案由秘书长审批；查阅重要档案须经理事长批准。查阅时不得将档案带出。

第十六条 借阅档案不得擅自拆卷、撕页、涂改、污损。

第十七条 非基金会人员查阅档案，须经秘书长批准。

第六章 档案销毁

第十八条 档案销毁须报理事长批准，销毁时两人在场，留存销毁记录。

第十九条 严禁擅自销毁各类档案。

第七章 责任追究

第二十条 未按时归档、保管不善或档案遗失的，追究相关人员责任；故意损毁、篡改档案的，依法追究责任。

第二十一条 违反保密规定泄露档案中机密事项的，依法依规处理。

第八章 附则

第二十二条 本制度由武昌理工学院教育发展基金会秘书处负责解释。

第二十三条 本制度经理事会审议通过之日起施行。

武昌理工学院教育发展基金会

2022年1月15日